劳动用工备案操作指南

各用人单位:
        按照河北省人力资源和社会保障厅《关于进一步规范劳动用工备案工作的通知》(冀人社字﹝2019﹞89号)、唐山市人力资源和社会保障局《关于进一步优化劳动用工备案工作的通知》(唐人社字﹝2019﹞79号)文件要求,2019年6月1日起,全部使用新的劳动用工备案管理系统。新的系统是社保保险登记、用工备案登记和就业失业登记三项业务“一个入口”。
        1.新开户社保网报的单位领取劳动用工备案网报注册码。新开户的企业,可携带工商执照副本复印件和法人身份证复印件(加盖公章)自行到备案管理部门,同时提供单位法人身份证号、联系人、联系电话等信息,申请获取劳动用工备案系统单位编号和注册码。
        2.绑定注册码。单位登录申报平台,通过单位绑定模块(点击右上角姓名)进行,输入备案系统单位编号和注册码,点击绑定,完成劳动用工备案系统的绑定操作。
        3.人员增加和减少。增加和减少分别在【人员业务—人员增加】和【人员业务—人员减少】两个模块操作,这两个模块是三项业务合一入口,保证了劳动合同增减人员和社保增减人员数量一致。通过下载模板或手工录入两种方式录入相关信息后,进行申报提交(首页最下方申报提交按钮),备案业务审核通过后,完成劳动用工备案。
        4. 【备案业务—合同变更】。【备案业务—合同变更】业务是用工备案独立业务入口,不与社保产生影响。下载模板,完善职工合同信息,从此入口导入模板,进行申报提交(首页最下方申报提交按钮)。如果导入不成功,首先自行检查模板输入的信息内容及格式。
        (1)主要用于首次全部职工现有效期内劳动合同的信息导入(即截止到绑定劳动用工备案网报系统时,现有社保缴费人员须从此入口导入,否则人员减少时无法操作),不包含绑定备案系统后已经通过三合一入  口增加、现备案系统里已有人员信息,不包含已解除、终止人人员信息。
        (2)劳动合同续订时合同的信息导入(须在劳动合同到期前导入新续订的劳动合同信息)。
        (3)三合一入口业务申请提交后,备案业务审核未通过被退回后的再次处理。
        5.模板部分信息解释
        (1)户口性质:非农业户口(城镇),包括本地非农业户口(本地城镇)、外地非农业户口(外地城镇)。农业户口(农村)、包括本地农业户口(本地农村)、外地农业户口(外地农村)。请选择到细分项,例如本地非农业户口。城镇与农村户口区别,2014年发布的《国务院关于进一步推进户籍制度改革的意见》中要求逐步取消农业、非农业的区别,统一为居民户口:建立城乡统一的户口登记制度。根据过去划分,“农业户口”是享受当地的集体经济组织成员待遇的意思。
        (2)是否“派遣工”与“用工单位名称”的联系。劳务派遣选否,用工单位不填写,为空。
        (3)参加工作时间、进入本单位时间、合同签订时间、合同生效时间、合同失效时间等时间格式均是“1999-01-01”的格式。
        参加工作时间:一般与个人养老保险缴纳首次缴纳时间一致。原国有企业固定工或劳动法实施之前合同制工人等有视同工龄的,一般以档案记载参加工作时间为准。
        进入本单位时间:到本单位上班,开始计发工资的时间。
        合同签订时间:指有效期内的劳动合同最后一页,双方签字盖章按手印的时间。
        合同生效时间:指有效期内的劳动合同的起始时间。
        合同失效时间:指有效期内的劳动合同的终止时间
        注意:“参加工作时间”可以早于“进入本单位时间”(本单位非劳动者首次就业单位);“进入本单位时间”可以早于“合同签订时间”(如不是第一次与本单位签订劳动合同情况);本次有效期内的“合同签订时间”可以早于、等于或晚于(一个月之内)“合同生效时间”;新签劳动合同的人员,一般情况下“进入本单位时间”与“合同生效时间”一致。
        (4)“合同期限类型”与“合同失效时间”的联系。合同期限类型为“固定期限劳动合同”的,“合同生效时间”与“合同失效时间”必须填写。合同期限类型为“无固定期限劳动合同”或“以完成一定任务为期限的劳动合同”的,“合同失效时间”不填写。
        (5)“合同状态”的填报。新录用即新签,指首次到本单位第一次签合同。续订,指签订2次以上劳动合同。补订,指没有按照劳动合同法规定签订书面劳动合同,经双方协商一致后补签的劳动合同。
        (6)“试用期满工资”的填报。现行我市最低工资标准为1650元/月,自2016年7月1日起执行。试用期满工资高于1650元的,按劳动合同实际确定的工资标准填写。早期签订的劳动合同工资标准低于1650元的,按该职工现在的实际工资标准填写。
        (7)非全日制用工相关信息的填报。按照相关法律法规,非全日制用工形式,每天不超过4小时、每周不超过24小时的用工形式,劳动报酬结算支付周期最长不超过15天,不允许设定试用期,可以随时解除劳动关系,可以不签订书面劳动合同。现行我市最低小时工资标准为17元/小时,自2016年7月1日起执行。因此填报时注意,非全日制用工的职工“合同失效时间”可以不填写、“试用期满工资”是月工资,但工资支付周期应在15天内。
        (8)“合同状态”、“合同解除(终止)”六项内容的关系。
“合同状态”选择“新录用、补订、续订”,“合同解除(终止)”下的六项内容不允许填写。
        6.其他问题问答
        (1)关于社保征缴期限制问题。
        新增人员备案可以与社保人员增加网上申报同步操作,不要耽误社保申报征缴。从三合一入口【人员业务—人员增加】里直接进行基础信息和劳动合同信息输入,提交申请后,系统进行处理。通过后,通过查询打印,可以打出备案管理台账。如果备案审核被退回,可以通过【备案业务—合同变更】再次处理。
        (2)新增、续订合同信息已审核通过后发现错误,该如何处理?
企业网报端可以通过【备案业务—合同变更】,对修正后的该职工信息再次导入,审核通过后,覆盖错误的原信息内容。
        (3)解除、终止合同信息已审核通过后发现错误,该如何处理?
按照现有流程,企业需要对这名职工进行劳动合同的新增和解除的重新操作,才可以变更相关内容。因此,对于解除、终止劳动合同的操作,企业应当严格按照相关法律法规,仔细如实填报相关情况。
        (4)无法打印台账如何处理?
确认当前登录系统为最新版本,可以清楚浏览器缓存后,退出系统重新登陆后,问题可以解决。
        7.劳动用工备案工作相关政策依据?
        (1)《劳动合同法》第七条;(2)《劳动合同法实施条例》第八条;(3)《劳动和社会保障部关于建立企业劳动用工备案制度的通知》(劳社部发〔2006〕46号);(4)《河北省劳动用工备案管理办法(试行)》(冀劳社〔2008〕48号);(5)《关于进一步加强我市劳动用工备案管理工作的通知》(唐人社字〔2012〕130号);(6)《关于简化劳动用工备案手续的通知》(唐人社字〔2018〕330号);(7)《转发〈河北省人力资源和社会保障厅关于进一步规范劳动用工备案工作的通知〉的通知》(唐人社字〔2019〕61号);(8)《关于进一步优化劳动用工备案工作的通知》(唐人社字〔2019〕79号)。
各类用人单位应高度重视、积极行动、全力配合,认真研读本指南,将劳动用工备案工作作为提升企业人力资源管理工作的有效措施,确保有效落实劳动用工备案相关工作要求。
        办公地点:曹妃甸区人力资源和社会保障局二楼大厅1号窗口
        办公地址:唐山市曹妃甸区唐海镇裕华街19号
        咨询电话:0315-8727705 0315-8820128(曹妃甸工业区)


TOP